TEAMS Y LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA

17 Junio

TEAMS Y LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA

La comunicación interna se da lugar entre la empresa y los trabajadores. Comprende el entorno y la información que se intercambia entre ambos y debe fomentar el compañerismo, la solidaridad y el compromiso.

Que la comunicación interna sea fluida entre la empresa y el trabajador hará que este se sienta más valorado e integrado en el equipo. Además fomenta el trabajo asociado o cooperativo, potenciando el conocimiento de los empleados y su rendimiento, lo que se refleja en los resultados de la compañía.

Para que una compañía tenga una comunicación debe cumplir ciertos requisitos como son un plan estratégico de comunicación, conocer las necesidades de los trabajadores, empresa y tareas, además de disponer de medios tecnológicos y herramientas colaborativas.

Hoy nos centraremos en una herramienta colaborativa que nos hará más fácil la  comunicación interna en la empresa y su interconectividad.

Las herramientas colaborativas siempre han sido importantes en los negocios, pero a partir de la pandemia sufrida en 2020 y el cambio de metodología de trabajo, se han vuelto clave para que el teletrabajo o el trabajo híbrido se implanten con éxito en la compañía.

No solamente ayudan a mejorar y agilizar la productividad de las empresas, sino que permiten que los equipos de trabajo y los trabajadores se mantengan intercomunicados en tiempo real, a fin de completar cada uno de los proyectos establecidos o dudas que surjan en el momento.

Ante tal desafío, uno de los errores más grandes empresariales es instalar distintas soluciones  ya que los trabajadores/colaboradores pueden perder tiempo innecesario buscando, ubicando o combinando la información que se compartió en las distintas soluciones.

Es aquí donde Teams ayuda y mejora la colaboración entre compañeros y aumentar su productividad. Pero ¿Sabemos realmente qué es Teams y qué beneficios nos puede aportar? A continuación te lo explicamos.

 

  1. QUE ES TEAMS

Microsoft Teams es una plataforma unificada de comunicación y colaboración que permite trabajar juntas a personas de un mismo equipo o compañía, independientemente del lugar en el que se encuentren.

Combina opciones diferentes como el chat (con el que estar comunicado con personas de nuestra compañía o externos) calendario, reuniones (tanto de audio como de vídeo), almacenamiento de archivos (incluida la colaboración en archivos) e integración de aplicaciones.

El servicio se integra con el paquete de Office y presenta extensiones que pueden integrarse con productos que no son de Microsoft.

En definitiva Microsoft Teams es una herramienta colaborativa que permite a los trabajadores comunicarse, compartir documentos y trabajar en ellos simultáneamente.

 

  1. QUE BENEFICIOS TIENE TEAMS PARA LA COMPAÑÍA

 

Aquí es donde vemos el gran potencial de esta herramienta que nos va a ayudar a mantener y optimizar la comunicación en la empresa, en especial cuando se trata de elevar la productividad mediante el trabajo colaborativo de las empresas.

 

  1. Mejora la comunicación y productividad

 

Los trabajadores de una empresa podrán centralizar la comunicación con el resto de su equipo en un único lugar. 

Con esta herramienta no hace falta utilizar varias aplicaciones para poder chatear, acceder a nuestro calendario, agendar y organizar reuniones, realizar video llamadas o conferencias, crear eventos en vivo, realizar el control de la jornada laboral,  compartir y modificar documentos y archivos, realizar llamadas, crear grupos de trabajo, etc.

Organizar por grupos de Trabajo: Teams te permite crear  equipos específicos para completar un proyecto que solo involucra a algunos de los trabajadores de la compañía, o incluso de fuera de ella. Además los equipos pueden dividirse en canales para colaborar en diferentes temas.

Esto facilita que los grupos puedan completar tareas o proyectos sin necesidad de involucrar a otros usuarios.

 

  1. Fácil utilización e integración con aplicaciones

 

Microsoft Teams es una aplicación sencilla de utilizar, visual y muy intuitiva, compatible con distintos hardware y software como Mac, Windows, Android o iOS.

Además Microsoft Teams permite la integración e interacción con aplicaciones de Microsoft Office 365 dentro de la misma plataforma como Word, Excel, PowerPoint, Access y Publisher, además de SharePoint, Planner, Yammer y Stream. 

 

  1. Colaboración de documentos en tiempo real

 

Teams permite que los usuarios de un equipo puedan colaborar y editar sus documentos de manera sincronizada y sin problemas.

A medida que se vayan agregando actualizaciones en este mismo, Teams los va guardando de manera automática, reduciendo el riesgo de que se pierda la información.

 

  1. Organizar reuniones, llamadas y eventos en directo

 

Permite organizar reuniones de audio y video online con cualquier persona dentro o fuera de tu organización.

En la reunión tienes el poder de controlar aspectos tales como eliminar a personas no invitadas, silenciar participantes, grabar la reunión para su posterior consulta, transcribir el texto de la conferencia, activación de subtítulos, etc.

Además los participantes pueden compartir archivos, pantalla y presentaciones entre otras.

Esta funcionalidad nos permite tener reuniones desde cualquier lugar y dispositivo sin tener que realizar desplazamientos.

Microsoft Teams nos permite ver la disponibilidad de otros usuarios, lo que nos permite programar reuniones con antelación para que sean un éxito.

Otra funcionalidad muy interesante son la creación o programación de eventos en directo. Teams te permite producir eventos para grandes audiencias en línea, eligiendo quien puede asistir al mismo, teniendo el control sobre el vídeo, las interacciones de los asistentes y la creación de informes.

 

  1. Seguridad

 

Microsoft Teams se basa en la Microsoft 365 y Office 365 nube de nivel empresarial a gran escala, lo que ofrece las capacidades avanzadas de seguridad y cumplimiento para que los usuarios puedan colaborar sin que existan pérdidas o amenazas en los datos.

Adicionalmente Microsoft Defender para Office 365 está disponible para Microsoft Teams, junto con SharePoint y OneDrive, aplicaciones que se integran con Teams para la administración de contenidos. Defender para Office 365 le permite determinar si el contenido de estas aplicaciones es malintencionado y bloquear el acceso de los usuarios a este contenido.

 

  1. Integración de calendario

 

Cada trabajador puede acceder y revisar su calendario o agenda diaria, semanal o mensual. Al mismo tiempo se conecta con Outlook, lo que permite tener la información actualizada, en tiempo real, en ambas herramientas.

 

  1. Fichaje a través de Teams – Solicitud de vacaciones

 

Teams incluye la herramienta Turnos para un ayudar a crear, actualizar y administrarlas jornadas laborales de la plantilla. En un modelo de teletrabajo o trabajo híbrido es una forma muy sencilla de gestionar equipos de trabajo.

También se puede solicitar desde aquí días libres, vacaciones, intercambiar turnos, horas de descanso e incluso registrar las horas de los trabajadores.

El fichaje de las horas de trabajo es obligatorio por ley en nuestro país desde el año 2019 y Microsoft Teams cumple con las exigencias de la ley, pudiendo exportar a Excel los registros.

Esta funcionalidad integrada en Microsoft Teams nos permite eliminar software adicional que tengamos instalado a tal efecto y centralizar aún más nuestras comunicaciones internas.

 

  1. Trabajo remoto

 

Microsoft Teams dispone de una aplicación móvil que permite la realización de actividades desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo móvil (portátil, smartphone, Tablet).

Esta aplicación móvil está en constante actualización y es posible ver y editar documentos sin ningún inconveniente.

 

Cada vez más las empresas están evolucionando y adaptándose tanto a las nuevas tecnologías (dentro y fuera de la gestión empresarial) como a las demandas y necesidades de clientes internos y externos.

Involucrar a la plantilla en la instalación de nuevas tecnologías colaborativas es imperativo para optimizar los flujos de información, aumentar la productividad y la satisfacción del trabajador.

Microsoft Teams tienen mucho que ofrecer. Comienza a trabajar mucho más ágil y conecta todos los miembros de tu compañía. Así toda la plantilla estará informada, organizada y conectada, desde una misma aplicación y desde cualquier lugar de trabajo.

En DynamizaTIC llevamos años implantando eta nueva forma de trabajar colaborativa. Si deseas más información o estás buscando como mejorar la interconectividad en tu empresa ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos en todo el proceso.

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