NUEVA LEY ANTIFRAUDE. CÓMO AFECTARÁ AL ERP DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL

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03 Marzo

NUEVA LEY ANTIFRAUDE. CÓMO AFECTARÁ AL ERP DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL

El 10 de julio de 2021 se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el Proyecto de Ley de Medidas de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal o como es conocida, la ley antifraude,  diseñada para luchar contra el fraude fiscal. 
Una de las leyes afectadas por la entrada en vigor de esta normativa es la Ley General Tributaria. En el artículo 29.2, apartado J se introduce la prohibición de producir y disponer de programas informáticos capaces de manipular datos contables y de gestión.
Veamos cuales son sus principales características y en que afectan a nuestro ERP Dynamics 365 Business Central.


¿CUÁLES SON LAS MEDIDAS QUE ESTABLECE LA LEY?
La ley obliga a autónomos y empresas a tener sistemas informáticos que incluyan procesos de contabilidad que garanticen la “integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad’.
También  establece la obligación de contar con registros actualizados y precisos de las licencias de software.
Estos son los puntos clave en referencia a los programas de gestión:


  • Prohibición de llevar contabilidades distintas, evitando una “Contabilidad B”. 
  • Prohibición de modificar las facturas expedidas.
  • Los movimientos contables no se pueden modificar mientras queden registrados: asientos contables, albaranes, etc.  
  • La responsabilidad final es del proveedor del software.

¿CUÁL ES SU OBJETIVO?
El objetivo es evitar la manipulación de la contabilidad de una empresa.  Para ello el gobierno prohíbe el software de doble uso (programas informáticos que permiten a los usuarios manipular los datos contables, alterar transacciones ya registradas, llevar una contabilidad B y facturar sin declarar).
Además se busca proteger la propiedad intelectual de los desarrolladores de software y evitar la utilización de software pirata o sin licencia.


¿CUÁLES SON LAS CONSECUENCIAS DE NO CUMPLIR LA LEY ANTIFRAUDE?
Podemos encontrar multas que ascienden hasta los 50.000€ para los usuarios de software de doble uso y hasta los 150.000€ para los distribuidores y fabricantes de soluciones de gestión que no cumplan con la normativa vigente.
La ley considera como infracción grave los programas que permitan realizar las siguientes acciones:


  • Llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley.
  • No reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas.
  • Registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas.
  • Alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable.
  • No cumplir con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley.
  • No certificar, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializados.

¿CUÁNDO ENTRA EN VIGOR?
La plena obligatoriedad se implementará a partir del 1 de enero de 2024 y el proceso sancionador comenzará el 1 de julio de 2024.


¿CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE TENER UN SOFTWARE CONTABLE O UN ERP?

  • Integridad: el ERP o la aplicación debe registrar de forma correcta todas las facturas y el resto de documentos comerciales.
  • Conservación en el tiempo: la información de los últimos cuatro ejercicios contables debe estar almacenada y disponible, según la Ley General Tributaria. Lo contrario se considera una infracción grave con una sanción proporcional al volumen de facturación de la sociedad.
  • Accesibilidad: todos los usuarios habilitados deben poder acceder a través de un ID y contraseña encriptada. Además, se deben utilizar roles para que cada usuario pueda acceder únicamente a aquella información para la cual se le haya autorizado, en cumplimiento con la RGPD.
  • Legibilidad:  los datos deben estar en un formato estándar que sea entendible por terceros.
  • Trazabilidad: el ERP debe incluir la fecha y la hora en la que se realizó la transacción, así como toda su gestión documental asociada. En general, ha de ser posible acceder a una trazabilidad completa que registre todos los procesos de compra y venta de la compañía.
  • Inalterabilidad: es absolutamente necesario que los registros se almacenen sin cambios u omisiones no anotadas en el ERP. Además, se debe registrar toda la información sobre las modificaciones (el usuario, la IP, fecha, hora…) al tiempo que se guarda una copia exacta de las versiones anteriores, incluso para los documentos eliminados.

¿CÓMO AFECTA ESTA LEY AL ERP MICROSOFT DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL?
A día de hoy, esta nueva ley antifraude no afecta en nada al ERP de Microsoft Dynamics 365 Business Central ya que cumple con toda la normativa incluida en esta nueva ley.
Business Central no ofrece la capacidad de modificar, alterar ni borrar movimientos, asientos ni fechas de registro y mucho menos los números de registros. También impide llevar una contabilidad paralela. 
Además cualquier actividad ilícita, como el borrado o cambio de registros contables, dejará un rastro en el sistema que será fácil de rastrear.
Dynamics 365 Business Central es un ERP en la nube que supone la última solución de Microsoft para facilitar y agilizar la gestión empresarial. Está pensado para pymes, con distintos módulos configurables y actualizables dependiendo de las necesidades de la compañía.
La Agencia Tributaria ha puesto a disposición de los ciudadanos y empresas un documento recabando la información más relevante y dando respuestas a las preguntas más frecuentes: https://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/Contenidos_Comunes/La_Agencia_Tributaria/Le_Interesa/2021/Faq_Ley_11_2021.pdf


Si eres una PYME no dejes pasar la oportunidad de implantar un ERP que te brinde todas las funcionalidades que necesite tu empresa, teniendo la seguridad y confianza que cumples con toda la normativa legal existente.
Ponte en contacto con nosotros y te ampliaremos información sobre el ERP Dynamics 365 Business Central.
 

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